Совещания: польза, а не прожигание времени

Поэтому четкая организация рабочего времени и дисциплина-
самые важные условия эффективных совещаний. Вот наши советы:

Приглашайте на совещание письменно и попросите подтвердить
участие. Если на повестке дня несколько вопросов, имеет смысл подг
отовить пункты повестки письменно. Также в приглашении необхо
димо указать точную продолжительность совещания и его цель. Кроме
того, иногда имеет смысл попросить участников подготовиться к обс
уждению определенной темы. Например, можно предложить подготовить
по каждому пункту повестки письменно по одному предложению. Так
можно сэкономить время иодновременно гарантир овать, что каждое мнение
будет услышано. Всегда вовремя начинайте совещания.
Не наказывайтепунктуал ь ных, заставляя их ждать опоздавших. Закройтедверь.Таким способом в течение короткого времени
Вы победите непунктуал ьность. Не терпите помех извне.
Мобильные телефоны необходимо отключать. Некоторые люди рассматривают
совещания как возмож ностьдля самопрезентации. Поэт ому ограничьте дискуссии, предварительно указав и контролируя
времявыступлений


Заканчивайте вовремя. Пункты повестки, которые невозможно обс удить изза нехватки времени, перенесите в повестку следующего сов
ещани я или назначьте отдельное со вещание.

Совещание эффективно только тогда, когда на нем достигаются
результаты. Позаботьтесь о том, чтобы к концу совещания был подг
отовлен протокол с планом мероприятий, в котором конкретно будут
указаны задачи, ответ ственные и сроки. Каждый участник должен
знать, что выполнение постав ленных задач тоже будет проверено.  

Вывод: эффективность совещаний можно повысить путем хорошей по
дготовки и дисциплинированного общения. Это экономит время и деньги.
При всей эффективности, нельзя недооценивать социальный аспект с
овещаний. Создавайте положительное настроение и мотивируйте своим
примером. Так совещания станут кульминационными моментами рабочих будней.

Вернуться